電子帳簿保存法が令和3年度に大幅に改正され、電子化による生産性の向上等を目的とした要件緩和および、授受された電子データ保存が義務化となりました。
電子帳簿保存法には（1）電子帳簿等保存（2）スキャナ保存（3）電子取引 の3つの保存区分があります。
本稿では法律の概要と、対応策としてSAPと連携するOpenTextを使用したシステムの事例を具体的にご紹介します。
国税関係（法人税法や所得税法）の帳簿や書類を電磁的記録（電子データ）で保存することを認める法律です。1998年に制定されて以降、社会の変化により複数回改正がされていますが、2022年1月1日施行分より、大幅に改正されました。
これまでは「取り組みたい事業者が任意で行うもの」としていましたが、当該改正により、電子データの保存の義務化*が制定され、すべての企業に関係する法律となりました。
電子データ保存の義務化は2024年1月1日より必須
電子帳簿保存法については、主に3つの区分に分けられます。
取り組みたい事業者が任意で行う「容認規定」および、該当する場合には、必ず要件を満たすべきものである「義務規定」に該当する区分があります。
（1）電子帳簿保存 「容認規程」
最初からシステムで作成した帳簿や書類（決算関係書類、取引関係書類）を、一定の保存要件のもとに電子データのまま保存することを容認する。
（2）スキャナ保存 「容認規程」
相手先から紙で受領した取引関係書類、もしくは自社が紙で作成・発行した取引関係書類をスキャナで電子化して、一定の保存要件のもとに保存することを容認する。
（3）電子取引 「義務規定」
電子データ(EDI、電子メール等)で相手先へ送付または相手先から受領した取引情報を、一定の保存要件のもとに電子データのまま保存することを義務化する。
SAP ERPやSAP S/4HANAのFIモジュールを導入している前提で、システム導入の一例を以下に挙げました。
簡潔にまとめると、表のようになります。
帳簿等を別途PDF等にダウンロードし保管する必要はなく、オペレーションで出力可能な状態になっていれば要件を充足すると考えられます。ただし、各レポートやデータを出力できるように、業務マニュアルを整備しておく必要があります。
紙で授受した書類（以下、証憑）を、スキャンし、PDFに変換し、伝票と紐づけすることが必要です。 スキャンについては、スマートフォンでのカメラ撮影（A4サイズで必要となるのは386万画素以上）や市販されている複合機で要件を充足すると考えていいでしょう。
※国税庁のホームページの情報をもとに編集
また、スキャンしたPDFについては、証拠性確保のためにタイムスタンプを押印します。
別方法により証拠性が取れる場合、不要になる場合がありますが本稿では割愛します。
<タイムスタンプとは＞
電子データの証拠性確保のため、データがいつの時点で存在したか、それ以降改ざんされていないことを第三者機関が証明するものです。
図は、OpenText社ソリューション「SAP Archiving and Document Access by OpenText」を使って、証憑PDFの会計伝票への紐づけをし、タイムスタンプの押印をシステム化した例です。
※会計伝票については、未転記伝票として転記後、ワークフロー承認をもって転記されるものとします。
（1）伝票を入力後、伝票情報をバーコード化（※アドオン機能で構築）し、バーコードが記載されたバーコード台紙が作成される
（2）証憑とバーコード台紙をスキャナで電子化した後、「Entetprise Scan」による取込を行うと、バーコード台紙と証憑ファイルが紐づけされた状態でサーバへ格納される。スキャン後に連動しているバックグラウンド処理でタイムスタンプの依頼を行う
（3）タイムスタンプが付与されると自動でアップロードされ、OpenTextのアーカイブサーバ(SAPシステム外)に伝票との紐づけキー付きの証憑が格納される
（4）証憑つきの伝票がワークフロー承認されると自動的に転記され会計伝票が作成される
施行規則では、保存形式は取引データそのものに限定はしておらず、取引内容の変更のない形で編集されたデータでも良いとしています。 例えば、EDI経由でSAPにデータが取り込まれた場合、I/Fファイルそのものではなく、SAPに取込みされたデータを保存しておけばよいのです。(変換テーブル等による項目変換などは、上記で示す「取引内容の変更」にあたらないため、問題ありません。)
PDFで連携された証憑については、会計伝票と紐づけてSAPに保存します。
電子帳簿保存法の対応について、今回は大規模事業者(取引量多)を想定して記載しました。
システム対応のみが正解ではなく、手順の整備や運用体制を構築するなど、アナログな方法でも法律に準拠することが可能です。
取引量や業務の煩雑さ等様々な事柄を加味し、税務の専門家と連携をとりつつ、運用ならびにシステム化を検討していきましょう。
ビジネスエンジニアリングのSAP事業
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